Что подготовить для этой презентации
- Файл документа в PDF или DOCX. Прежний PPTX можно приложить как источник формулировок.
- Название, редакция, область действия и даты, если они уже указаны в тексте.
- Список пунктов, которые нужно разобрать на встрече.
- Прежняя и новая формулировка целиком: кто действует, что делает, при каком условии, с номером пункта.
- Пояснение специалиста о смысле изменения, отдельно от текста документа.
- Последовательность действий сотрудника и исключения с указанием шага, к которому они относятся.
- Выпишите из файла название, редакцию, область действия и те даты, которые в документе уже стоят.
- Для каждого изменения соберите пару: прежнее правило с условиями и пунктом, новое правило с условиями и пунктом.
- Поставьте исключение на тот шаг процедуры, где сотрудник может пойти по другой ветке.
- Пометьте фразы, которые читают дословно, и отдельно пояснение докладчика.
- Назовите условие, при котором применяется новый порядок.
Как подготовить нормативный документ к разбору в слайдах
Перед слайдами из документа выписывают редакцию, область действия, нужные пункты и смысл изменения из записки специалиста. Слайд показывает, какой фрагмент открыть и какое действие сотрудника меняется. Обязательные формулировки оставляют как в документе.
Пример разбирает внутренний документ "Порядок заявки на рабочие материалы", пометка редакции РЕД-4. Область действия: сотрудники отдела, которые заказывают материалы для своей работы. Поля заявки одни и те же до и после изменения: наименование, количество, срок, подтверждение руководителя. Календарной даты введения редакции в тексте примера нет. На месте даты стоит подпись "дата из приказа о введении редакции".
Разметку для себя удобно вести четырьмя пометками у каждого абзаца: номер пункта, кто действует, при каком условии, какое исключение. Пояснение специалиста пишут рядом. Тогда при сборке цитата и комментарий не слипнутся.
Как показать прежнее и новое правило
Прежнее и новое правило ставят рядом. В обоих сохраняют одни и те же сведения: кто действует, что делает, при каком условии. Рядом с формулировкой стоит номер пункта. Короткая строка на обзорном слайде только называет изменение. Полные условия собраны на соседних слайдах, потому что для сравнения нужно правило целиком.
В регламенте примера прежний пункт 3.1: сотрудник заполняет бумажный бланк с наименованием, количеством, сроком и подписью руководителя, затем кладёт бланк в лоток приёмки. Пункт 3.2: специалист приёмки берёт бумажные заявки из лотка по очереди. Новый пункт 5.1: сотрудник заполняет электронную форму с теми же полями. Пункт 5.4: форму берут в работу после согласования руководителем подразделения, до согласования она остаётся черновиком.
Обзорный слайд называет эту пару тремя строками: "Было: бумажная заявка", "Стало: электронная форма", "Переход: после согласования". Строки работают как указатели на слайды с полным правилом.
Как сохранить исключения и последовательность процедуры
Исключение ставят на том же шаге, что и действие, которое оно меняет. Сотрудник видит основной ход, условие входа и ветку, где порядок другой.
Основной ход заявки в примере: сотрудник заполняет электронную форму, руководитель подразделения согласовывает, специалист приёмки берёт форму в работу. До согласования специалист приёмки черновик не берёт.
Пункт 6.2 относится к шагу приёмки: заявки, уже лежащие в лотке к введению редакции, доводят бумажным порядком пунктов 3.1 и 3.2, повторную электронную форму для них не заполняют. Пункт 6.3 относится к шагу подачи: если форма не открывается дольше одного рабочего дня, дежурный принимает бумажный бланк и пишет причину. Ветка 6.3 не отменяет обычный путь пункта 5.4.
На встрече берут три заявки и по каждой называют шаг и пункт. Форма без согласования. Бумага, которая уже лежит в лотке. Форма не открывается дольше одного рабочего дня.
Полный промпт разбора регламента заявки на материалы
Строка "Переход: после согласования" на схеме относится к шагу согласования. Форму берут в работу после подтверждения руководителя подразделения, до этого она черновик. Три короткие строки остаются указателями.
Нижняя цепочка без подписей повторяет обзорные строки предметами слева направо. Стопка бумаг отвечает строке "Было: бумажная заявка", лист с галочкой отвечает строке "Переход: после согласования", ноутбук со значком загрузки отвечает строке "Стало: электронная форма".
В своём файле пометку РЕД-4 меняют на редакцию из документа, рабочие материалы на свой предмет, четыре поля на свои обязательные сведения. Строку "Было: бумажная заявка" меняют, если прежний носитель другой. Строку "Стало: электронная форма" меняют вместе с новым правилом. Строку "Переход: после согласования" меняют, только если заявку берут в работу по другому условию. Пока три обзорные строки те же, предметы на столе и нижнюю цепочку оставляют. Три учебные заявки (черновик, бумага уже в лотке, сбой формы) заменяют типичными состояниями своего регламента.
Как отделить цитату документа от пояснения докладчика
Цитата на детальном слайде начинается с номера пункта и повторяет условие из файла. Пояснение начинается словом "пояснение" и содержит только тот смысл, который специалист подготовил заранее. В примере пояснение одно: согласование означает подтверждение руководителя в электронной форме, бумажная подпись остаётся в ветках 6.2 и 6.3.
Докладчик читает пункт дословно, затем говорит пояснение и прямо называет его пояснением. Если на вопросе из зала ответа в документе нет, вопрос записывают автору регламента и в текст слайда не вносят.
Куда поставить номер пункта и дату введения редакции
Номер пункта ставят в той же строке, что и действие, или сразу под ним. После планёрки слушатель ищет в документе 5.4 или 6.2 по этому номеру. На обзорной схеме номеров нет: там четыре надписи, включая "Переход: после согласования".
Дату введения редакции ставят на первом слайде, если она есть в приказе. В примере календарной даты нет, поэтому видно поле с подписью "дата из приказа о введении редакции". Если в документе сказано, до какого момента доводят заявки из лотка, фразу переносят к пункту 6.2.
Что проверить перед показом
- На первом слайде есть редакция и область действия, у изменения есть номера пунктов.
- Прежнее и новое правило сохраняют одни и те же сведения: кто действует, что делает, при каком условии.
- Исключение стоит рядом с шагом, который оно меняет.
- Даты и номера пунктов совпадают с файлом. Пропущенную дату не заполняют выдуманным числом.
- Текст документа и пояснение докладчика подписаны по-разному.
- В слайдах нет совета, которого нет ни в документе, ни в пояснении специалиста.
Правовое заключение и толкование закона сервис не готовит. Автор переносит формулировки из файла.
- Пояснение на слайде сверяют с запиской специалиста, которую подготовили до встречи.
- Слайды разбора собирают заново, цитаты и номера пунктов автор сверяет с нужной страницей PDF или DOCX.
К совещанию сотрудник приносит разбор прежнего и нового правила, хода заявки и исключений у своих шагов.
Создать презентацию по документу